Qué debe saber sobre obligaciones tributarias de las sociedades jurídicas inactivas

En Costa Rica, las sociedades han sido utilizadas como una opción de organizar el patrimonio empresarial o familiar.

Era costumbre inscribir en una sociedad la compra de propiedades, vehículos o equipos. Antes de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, estas sociedades dueñas de bienes que no realizaban actividades lucrativas no tenían ninguna obligación tributaria.

Sin embargo, con la reforma legal aprobada en diciembre de 2018 se califica a estas sociedades como obligados tributarios y se les denomina sociedades inactivas que, aunque no tengan que pagar impuesto sobre las utilidades, deberán cumplir obligaciones formales como la inscripción ante la Administración Tributaria y la presentación de una declaración.

De acuerdo con lo establecido en la resolución DGT-R-075-2019 y sus reformas, a partir del 1 de enero del 2022 las sociedades inactivas que hayan sido inscritas en el Registro Único Tributario deberán presentar las declaraciones de renta del 2020 y 2021.

Cumplir las obligaciones tributarias de ley y mantener al día la documentación básica son requisitos indispensables para toda sociedad inactiva en Costa Rica. Mantenerse al día con sus obligaciones les ahorrará situaciones complicadas en una eventualidad.

Veamos cuáles son las obligaciones tributarias que deben cumplir estas sociedades inactivas.

A. Tributación Directa inscribió de oficio a todas aquellas sociedades jurídicas que no estaban inscritas con alguna actividad económica bajo la actividad “960113 persona jurídicas constituidas en el país que no desarrollan actividad económica de fuente costarricense”. Sin embargo, estas empresas deben actualizar los datos del representante legal tales como dirección exacta, correo electrónico, teléfono -entre otros datos- mediante el formulario D140.

Omitir la declaración de inscripción, modificación o desinscripción conlleva sanciones:

Los obligados tributarios que omitan presentar ante la Administración Tributaria la declaración de inscripción, desinscripción o modificación de información relevante sobre el representante legal o su domicilio fiscal, en los plazos establecidos, tipificarán la infracción administrativa establecida en el artículo 78 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, por lo que podrán ser sancionados con pagar una multa equivalente al cincuenta por ciento (50%) de un salario base por cada mes o fracción de mes, sin que la sanción total supere el monto equivalente a tres salarios base (un mínimo de ¢231.100 hasta un máximo de ¢1.386.600).

B. Presentar el formulario D-101, en el cual se declaran los activos, pasivos y capital social. Este formulario es el mismo del Impuesto sobre las Utilidades. Esta declaración debe presentarse anualmente dentro de los dos meses y 15 días naturales siguientes al término del periodo fiscal del Impuesto sobre las utilidades, es decir a más tardar el 15 de marzo. Actualmente deben presentarse dos declaraciones D101: la del periodo fiscal 2020 y la del periodo fiscal 2021.

Para esto es necesario que el obligado tributario cuente con una contabilidad formal para justificar los valores que declarará como activos, pasivos y capital. Los registros de contabilidad deben contar con las facturas correspondientes de compras, escrituras legales, o las actas que sustentan los valores históricos. No se pueden usar valores del Registro Público, municipalidades o de otros impuestos.

Un ejemplo simple para ilustrar una operación de una sociedad inactiva: se compra una casa con una valor de $200.000 (activo) de la cual paga un hipoteca por $160.000 (pasivo ) y se realizó un aporte de prima de $40.000 (capital), por lo que deberá actualizar los valores al cierre de los saldos al cierre de cada periodo. Cada vez que haga pagos a la hipoteca deberá actualizar los saldos de la deuda y los aportes del socio a la sociedad para los pagos.

Si construye la casa por su cuenta deberá contar con las facturas que soportan el costo de la inversión realizada. También existen sociedades inactivas que no han realizado ninguna compra de activos, pero al estar registras deberán presentar la declaración (Activos- Capital).

C. Pago anual del Impuesto de Personas Jurídicas en el mes de enero.

D. Pago anual del Timbre de Educación y Cultura.

E. Presentar anualmente la Declaración de Transparencia y Beneficiarios Finales en el mes de abril.

Las sociedades inactivas deberán resguardar también su documentación básica.

A. Libro de Asamblea de Socios, con el acta de aprobación de los aportes realizados por los socios, debidamente firmada. Si continuamos con la compra de la casa, el dinero de la prima y los montos para cubrir los pagos de las cuotas del banco o de mantenimiento, impuestos municipales y otros deben quedar asentados en el libro como un aporte y debidamente firmados de forma cronológica.

B. Libro de Registro de Accionistas al día y firmado, con los respectivos certificados de acciones. Este libro indica quiénes son los socios y quien tiene qué certificados de acciones.

C. Realizar un inventario de las cuentas bancarias, inversiones financieras, bienes inmuebles y muebles y otros derechos que posea la entidad, con la respectiva documentación de la adquisición. Se deben solicitar los estados de cuentas, las facturas de compras, escrituras, recibos de pagos; que sustente los montos que el contador registrará.

D. Identificar los pasivos de la empresa con el detalle de los datos y situación de cada operación de crédito y los respectivos contratos. Si la compra de bienes inmuebles y muebles (terrenos, casas, vehículos, barcos, equipos, etc) fueron adquiridos con financiamiento bancario deberá registrarse el monto y los pagos de amortización e intereses pagados.

E. Lleva una contabilidad al día según NIIF. Cumplir con los registros contables según la Normas Internacionales de Información Financiera.

No reporte montos ficticios.

Ante una eventual fiscalización, la Administración Tributaria buscará comprobar el origen de los fondos para la adquisición de los activos de la sociedad (Verificación de la trazabilidad de los registros y los fondos utilizados para la adquisición). En caso de que la sociedad no cuente con la información soporte, la Administración podría determinar un incremento injustificado en el patrimonio y proceder a tasarlo de oficio como impuesto de rentas no pagadas.

La Administración Tributaria podría requerir más información a través de los procedimientos normativos que la Ley determina, aún habiendo presentado lo anterior, con base en la información cruzada que posee en sus bases de datos (Big Data).

Pero en ninguna circunstancia, la Administración Tributaria hará cobros o cargos de manera automática. Ante cualquier cuestionamiento, la Administración Tributaria debe iniciar un procedimiento administrativo para verificar en detalle la situación fiscal de cualquier sociedad.